Assemblée Générale d’Association : Guides et bonnes pratiques

L’assemblée générale (AG) est un moment clé dans la vie d’une association, où les membres se rencontrent, échangent et prennent des décisions cruciales concernant l’organisation et son avenir. Cet article a pour objectif de fournir des informations essentielles pour l’organisation d’une assemblée générale efficace, en détaillant les procédures à suivre, les règles à respecter et les meilleures pratiques à adopter.

Définition et importance de l’assemblée générale

Qu’est-ce qu’une assemblée générale ?

Une assemblée générale est une réunion formelle des membres d’une association qui se tient pour discuter et voter sur des questions importantes. Son rôle est de participer à la gouvernance de l’association, de valider les choix et de faire le point sur les activités passées. Les décisions prises lors de l’AG peuvent concerner l’approbation des comptes, l’élection des dirigeants, ou l’orientation future de l’association. L’AG est donc un moment démocratique où chaque participant a l’opportunité de s’exprimer.

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Les différents types d’assemblées générales

Il existe principalement deux types d’assemblées générales :

• Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) : Elle est convoquée en cas de besoins spécifiques, comme des modifications des statuts ou des décisions urgentes.
• Assemblée Générale Ordinaire (AGO) : Généralement tenue une fois par an, elle traite des affaires courantes de l’association.

Comment organiser efficacement une assemblée générale d’une association ?

Pour bien organiser une assemblée générale d’une association, il est indispensable de préparer avec soin la convocation, l’ordre du jour et de suivre les statuts de l’association. Cela assure la présence des membres et garantit que les décisions prises soient valables.
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Les statuts de l’association

Les statuts sont les documents fondateur d’une association qui définit ses règles de fonctionnement. Ils déterminent notamment le cadre légal de l’AG, précisant quand et comment elle doit se tenir, qui peut y participer et comment les choix doivent être validés. Chaque association doit les respecter strictement pour assurer la validité de ses décisions.

Dans le cas où les statuts et le règlement intérieur ne désignent pas cette personne, en règle générale, l’organisation est confiée au président de l’association sportive. Pour une gestion efficace de votre association, il est essentiel de comprendre comment gérer une association : le guide complet, qui complémente parfaitement les responsabilités et les défis associés à l’organisation d’une assemblée générale.

Règles de convocation de l’assemblée générale

La convocation est une étape cruciale qui doit respecter les modalités définies par les statuts et la législation en vigueur. En général, la convocation doit être envoyée au moins 15 jours avant l’AG, précisant la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour. L’absence de convocation conforme peut entraîner la nullité des décisions prises.

Chaque convocation doit comporter l’ordre du jour, la date et le lieu de l’assemblée générale ainsi que le nom et la signature de l’auteur de la convocation. Enfin, il est important de penser à ceux qui ne pourront pas être présents et leur laisser la possibilité de faire une procuration.

Les statuts de l’association sportive peuvent fournir des informations complémentaires et :

• allonger ou réduire le délai d’envoi de la convocation ;
• obliger l’envoi de rapports avec la convocation.

L’organisateur de l’assemblée générale doit s’assurer que sa démarche est conforme à celle indiquée dans les statuts. Dans le cas contraire, l’AG peut être invalidée, ainsi que l’ensemble des décisions qui y seront prises. Comprendre le déroulement de l’assemblée générale d’un club de sport amateur est essentiel pour assurer une réunion productive et conforme aux attentes de tous les membres. Aussi, il est important de savoir qui participe à l’assemblée générale d’un club de sport amateur pour garantir une représentation équitable et démocratique de tous les membres de l’association.

Quorum et votes

Le quorum désigne le nombre minimum de participants nécessaires pour que l’AG puisse valablement délibérer. Il est souvent mentionné dans les statuts. Si le quorum n’est pas atteint, une nouvelle assemblée doit être convoquée, où le quorum peut être réduit. Les types de vote permettent de recueillir les avis des membres, incluant :

• Vote électronique, surtout dans le cadre d’AG à distance
• Vote à main levée
• Vote par bulletin secret

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Étapes clés pour organiser une assemblée générale

Préparation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est à envoyer avec les convocations. Il doit donc être rédigé suffisamment en amont de la date de la réunion de l’assemblée générale. C’est un outil essentiel pour une assemblée générale efficace et des membres de l’association peuvent demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour. Il doit être établi en concertation avec les membres du conseil d’administration et doit refléter les sujets à traiter, leur priorité et leur durée de discussion. Les points typiques à inclure sont :

• le vote du budget ;
• la désignation des dirigeants ;
• l’approbation du rapport d’activités ;
• le changement du montant des cotisations ;
• la validation des comptes annuels;
• Discussion sur les projets futurs de l’association

La convocation et la présence des membres

La convocation des membres doit être réalisée dans le respect des règles légales. Le président de l’association, souvent accompagné du conseil d’administration, est en charge de cette tâche. Tous les membres à jour de leurs cotisations peuvent participer, et leur présence est essentielle pour garantir la représentativité des décisions.

Pour vérifier leur présences, vous pouvez notamment utiliser notre application SportEasy qui permet d’organiser des événements, dont des AG, en envoyant des convocations que les membres peuvent accepter ou refuser en fonction de leur disponibilité. N’hésitez pas à télécharger notre application ou à demander une démonstration auprès de notre équipe.

Exemples téléchargeable d’un ordre du jour & d’une convocation :

Vérifier la salle pour accueillir les participants

De même, les statuts peuvent indiquer clairement les sujets à ajouter dans l’ordre du jour, comme :

Ces différents éléments doivent être mentionnés dans l’ordre dans lequel ils seront abordés lors de l’assemblée générale : de façon chronologique. Enfin, seuls les éléments figurant dans l’ordre du jour peuvent être évoqués lors de l’AG. Il est cependant possible d’ajouter un temps pour les questions diverses qui désignent des sujets mineurs n’ayant aucun impact sur le fonctionnement de l’association.

La convocation à l’assemblée générale d’un club de sport amateur doit mentionner l’adresse de la salle où se rendre. Mais il est important de vérifier plusieurs éléments concernant cette salle. Par exemple, il faut vérifier la capacité du lieu. Selon la taille de l’association sportive, tous les membres convoqués doivent pouvoir prendre place dans l’espace prévu.

De même, pour les grosses associations sportives comportant beaucoup de membres, il est parfois nécessaire de prévoir une certaine sonorisation afin que chacun puisse s’exprimer et entendre les débats.

Enfin, un pot de l’amitié étant souvent organisé après la tenue d’une assemblée générale, l’achat de boissons et de nourriture peut être anticipé par l’organisateur.

Tenue de l’assemblée générale

Lors de l’AG, le déroulement est structuré. Il commence par l’accueil des membres, suivi de la vérification du quorum. Ensuite, le rapport moral et le rapport financier sont présentés et débattus. Le président doit conduire les discussions de manière impartiale et s’assurer que toutes les voix sont entendues.

L’organisation d’une assemblée générale doit également tenir compte de son déroulement. En effet, le déroulement d’une AG suit un planning très précis qu’il est important de respecter, avec par exemple :

• la signature de la feuille de présence ;
• le mot du président ;
• la lecture des rapports ;
• la discussion ;
• le vote.

Au moment d’organiser l’assemblée générale de son club de sport amateur, il est possible de préparer l’ensemble des documents qui seront utilisés le jour J. Par exemple, plusieurs rapports doivent être lus au cours de l’AG. Rapport moral ou rapport financier, il est important de s’assurer que ces documents seront prêts pour l’assemblée générale.

De même, les modalités du vote doivent être connues suffisamment en avance afin de préparer le matériel nécessaire, dans le cas du vote à bulletin secret par exemple. Enfin, le président doit préparer son rapport et une feuille de présence doit être à disposition le jour de la réunion de l’assemblée générale.

Rédaction du procès-verbal

Le procès-verbal (PV) est un document essentiel qui retrace le déroulement de l’AG, les choix validés et les votes réalisés. Sa rédaction doit être précise et factuelle, incluant les noms de ceux qui ont participé ainsi que des résumés des discussions. Un modèle de rédaction efficace doit comporter :

• Les décisions validées et les votes, avec le résultat précis
• La date et le lieu de l’AG
• La liste des participants

Comment se déroule l’assemblée générale d’une association ?

Le déroulement d’une assemblée générale d’association commence par l’accueil des membres, suivi de la vérification du quorum. Ensuite, le rapport moral et le rapport financier sont présentés, et les membres discutent des points à l’ordre du jour avant de voter sur les décisions proposées.

Est-il obligatoire de faire une assemblée générale pour une association ?

Oui, la tenue d’une assemblée générale est généralement obligatoire pour les associations. Les statuts de l’association prévoient normalement sa tenue annuelle afin de discuter des affaires importantes, approuver les comptes et élire les membres du conseil d’administration.

Comment démarrer une assemblée générale ?

Pour démarrer une assemblée générale, le président de l’association accueille les membres, présente l’ordre du jour et vérifie le quorum. Il est important que l’AG commence par une introduction et une clarification des objectifs de la réunion.

Qui doit être présent lors d’une assemblée générale d’association ?

Lors d’une assemblée générale, doivent être présents tous les membres à jour de leurs cotisations selon les statuts de l’association. La présence des membres est cruciale pour garantir le quorum et la validité des décisions prises durant la réunion.

Quelles sont les conséquences d’une assemblée non conforme ?

Si une assemblée générale n’est pas tenue conformément aux statuts, les décisions prises peuvent être annulées. Cela inclut des erreurs dans la convocation, le non-respect du quorum, ou l’absence de rapport moral et financier. Il est donc essentiel de suivre les règles établies.