Nouveau : Transfert des données des Collectes vers votre Effectif

Fini la double saisie

Avec le transfert de données, SportEasy crée une passerelle entre les Collectes et l’Effectif de votre club ou de votre équipe. En d’autres termes, toutes les informations renseignées dans les formulaires par vos licenciés sont désormais transférables vers l’Effectif.

Par exemple, quand Michel vous informe qu’il dispose d’un véhicule 5 places dans son formulaire de réinscription, vous n’avez plus besoin de le retranscrire manuellement au niveau de sa fiche membre. Vous pouvez à présent transférer cette information, et toutes celles qui vous intéressent, depuis le formulaire rempli par Michel.

Tenir une base de données propre et à jour peut vite tourner au calvaire si on n’utilise pas les bons outils. SportEasy vous permet justement de :

• Retrouver tous les formulaires de vos membres à un seul endroit, dans vos Collectes ;
• Transférer directement les informations (à jour) qui y figurent vers votre Effectif.

Ce sont donc vos lienciés qui font le boulot en renseignant les informations dont vous avez besoin, via le formulaire. Vous n’avez plus qu’à les transférer vers votre base de données pour la rendre utilisable par chacun au quotidien 💪

L’inscription de nouveaux membres tout en fluidité

Vous le savez mieux que nous : la période des inscriptions est toujours très (très) chargée. C’est pourquoi nous avons travaillé pour vous founir l’expérience d’inscription sur SportEasy la plus fluide possible 🏄‍♂️

Le transfert de données fait le lien entre toutes les étapes nécessaires à l’inscription d’un nouveau membre :

1. Vous transmettez le lien public de la campagne d’inscription à votre club ;
2. Les nouveaux membres s’inscrivent, renseignent les infos demandées, et paient leur cotisation ;
3. Vous vous assurez que la somme dûe a été réglée en amont de l’inscription ;
4. Vous transférez les données des membres s’étant inscrits, depuis la campagne d’inscription ;
5. Vous créez ainsi un nouveau profil – avec toutes les données demandées – pour chaque nouveau membre sur SportEasy ;

La démarche d’inscription est beaucoup plus fluide pour vous, mais aussi pour les nouveaux licenciés, à qui vous offrez une expérience de qualité : un premier contact avec votre club qu’ils garderont longtemps en mémoire.

Les données de vos membres à jour en un clin d’oeil

Le transfert des données des Collectes vers l’Effectif présente également bien des avantages pour les membres déjà inscrits sur SportEasy.

Pour la réinscription

Vous n’avez plus à faire la chasse à la bonne info. Demandez simplement à vos membres les infos dont vous avez besoin au sein du formulaire de réinscription et transférez-les vers l’Effectif. Les données qui ont changé seront écrasées pour laisser place aux données actualisées par les licenciés eux-mêmes.

Comme dans le cas des membres qui s’inscrivent pour la première fois à votre club, vous contrôlez également la réinscription d’un membre, et la mise à jour de ses informations, par rapport au paiement de sa cotisation pour la saison prochaine.

Pendant toute la saison

La mise à jour des informations des membres via transfert des données d’un formulaire peut se faire à tout moment de votre saison. Vous organisez un stage sportif à la Toussaint et avez besoin de connaître le régime alimentaire des participants ? Vous pourrez leur demander de le renseigner au sein du formulaire d’inscription au stage et transférer ces informations vers leurs fiches membres pour les retrouver quand vous en aurez besoin, sur votre appli web ou mobile SportEasy.

Une nouvelle fonctionnalité entièrement paramétrable

Si tous vos adhérents vous envoyaient leur formulaire rempli et leur cotisation payée en même temps, ce serait trop beau, et vous pourriez ne faire qu’un seul transfert de données.

Ce n’est évidemment pas le cas et c’est pourquoi nous avons conçu un système de filtres qui vous permet de ne transférer que les informations prêtes à l’être.

Cela s’avère utile dans de nombreux cas :

• Filtrez sur le statut de paiement et ne transférez que les données des membres dont la cotisation est réglée ;
• Filtrez sur la date de mise à jour du formulaire et ne transférez que les données mises à jour depuis le dernier transfert ;
• etc.

Par ailleurs, nous vous suggérons de créer des champs de formulaire à partir des colonnes existantes de votre Tableau d’Effectif sur SportEasy. Lors du transfert, les champs concernés seront automatiquement associés à la colonne du tableau correspondante. Impossible donc de vous tromper ou de créer des colonnes en double ; votre base de donnée est prête à l’emploi !

Cela ne vous empêche pas pour autant de récolter des informations qui ne sont pas encore présentes dans votre Effectif : vous pourrez créer une nouvelle colonne à partir de votre champ de formulaire en un clic.