Une équipe de 25 joueurs, mais un entraînement destiné aux 3 gardiens, un groupe compétition, un groupe seulement pour les licenciés à jour sur leur cotisation … Jusqu’ici, gérer ces sous-groupes et ne s’adresser qu’aux membres concernés sur SportEasy relevait du bricolage. Désormais, vous choisissez précisément qui est convoqué à chaque événement et sélectionnez les bons membres, manuellement ou via des critères automatiques.
Dans une équipe, tous les membres ne sont pas concernés par tous les événements. Un entraînement spécifique aux avants, une compétition réservée aux licenciés en règle, un stage ouvert uniquement aux joueurs d’un certain niveau : jusqu’ici, le coach n’avait pas d’autre choix que de convoquer tout le monde et de gérer les exceptions à la main, ou de créer une équipe fantôme juste pour l’occasion.
Désormais, depuis les paramètres avancés d’un événement, admin et coach définissent qui est membre concerné, c’est-à-dire qui apparaît sur la feuille de match, peut modifier son statut de présence et reçoit la notification d’ouverture des inscriptions. Les autres membres voient l’événement dans leur calendrier, mais ne peuvent pas s’inscrire.
Le premier mode, par critères, permet de définir des règles automatiques : rôle dans l’équipe (joueur, coach, joueur-coach), mais aussi n’importe quelle donnée présente dans la fiche membre, comme le poste, le niveau, la date de naissance ou le statut de cotisation. Les critères s’appliquent en intersection : un membre doit remplir toutes les conditions pour être concerné. A l’ouverture des inscriptions, la sélection se fait automatiquement sur l’ensemble de l’effectif.
Le second mode, manuel, laisse le coach composer sa liste lui-même depuis la feuille de match, avec une barre de recherche et des filtres avancés pour naviguer dans l’effectif. Utile quand la logique de sélection ne se résume pas à une règle simple.
💡 Bon à savoir : sélectionner manuellement des membres ne déclenche pas l’ouverture des inscriptions. Les deux actions sont indépendantes : vous pouvez préparer votre liste en avance et ouvrir les inscriptions au moment que vous choisissez.
Le coach crée une série d’entraînements récurrents uniquement pour ses 3 gardiens. Il définit le critère « poste = gardien » : à chaque ouverture des inscriptions, seuls les gardiens sont automatiquement concernés et notifiés. Le reste de l’équipe voit l’événement dans son calendrier mais ne peut pas s’inscrire. Plus besoin de créer une équipe à part.
Un coach gère une catégorie U18 avec une équipe A et une équipe B engagées dans des championnats différents. Il crée un entraînement spécifique équipe A et sélectionne manuellement les joueurs concernés depuis la feuille de match, en filtrant par critère d’équipe. L’équipe B voit l’événement mais n’est pas convoquée.
Le responsable du groupe compétition d’un club de cyclisme ne peut inscrire à une compétition nationale que les cyclistes ayant déjà remporté des compétitions régionales. Il crée un champ personnalisé « victoire régionale » dans les fiches membres et l’utilise comme critère de sélection. Seuls les cyclistes éligibles apparaissent sur la feuille de l’événement.
Le coach ne veut ouvrir les entraînements qu’aux membres à jour de leur cotisation. Il utilise le champ « cotisation payée » de la fiche membre comme critère de sélection. Un membre qui régularise sa situation en cours de saison et qui correspond désormais aux critères est automatiquement ajouté aux prochains événements ouverts. Pas de mise à jour manuelle à faire.
Un membre non concerné voit l’événement dans son calendrier mais les boutons Présent et Absent n’apparaissent pas : il est affiché comme non convoqué. Si un joueur se demande pourquoi il ne peut pas indiquer sa disponibilité, c’est probablement parce que le coach a restreint la convocation à un sous-groupe. Il peut contacter son coach directement via la messagerie SportEasy.
Une fois les inscriptions ouvertes, le coach garde toujours la main : il peut ajouter manuellement n’importe quel membre, même s’il ne correspond pas aux critères définis. Un membre ajouté manuellement et ensuite retiré ne sera jamais rajouté automatiquement, même s’il remplit les critères.
Les critères et la sélection manuelle sont modifiables tant que les inscriptions ne sont pas encore ouvertes. Après l’ouverture, ces paramètres sont figés : seul un ajout manuel reste possible. Pour une série d’événements récurrents, il est possible de modifier les critères et de les appliquer à tous les événements à venir en une seule action, sans toucher aux événements passés.
💡 A noter : un critère de sélection ne peut être basé que sur une donnée visible par les coachs. Si une donnée est restreinte aux admins uniquement, elle ne peut pas servir de critère. Et si vous modifiez les droits de visibilité d’une donnée déjà utilisée en critère pour la réserver aux admins, ce critère est automatiquement supprimé.
Convoquer toute une équipe quand seul un sous-groupe est concerné, c’est du bruit pour tout le monde : les joueurs reçoivent une notification qui ne les regarde pas, le coach doit gérer les inscriptions de membres qu’il n’attendait pas. Cette fonctionnalité pose un cadre simple et flexible pour que chaque événement atteigne exactement les bonnes personnes, au bon moment.
La gestion des membres concernés est disponible dès maintenant sur SportEasy, dans les paramètres avancés de chaque événement.
Après des années de club de football et d'athlétisme, j'ai l'intime conviction que le sport est un moteur d'intégration, de lien social et de dépassement de soi. C'est pourquoi j'ai à cœur de mettre mon énergie au service des clubs amateurs et de leur permettre de se structurer et de se développer pour le bien de tous.
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