La période des réinscriptions est souvent un cauchemar pour les bureaux de clubs : permanences le samedi matin, chèques perdus, relances incessantes, dossiers incomplets. Matthieu, trésorier du Chazay FC, a tout changé en un an. Aujourd’hui, son club récolte 70% de sa trésorerie avant l’été, sans permanences, sans chèques, sans courir après personne. L’outil qu’il utilise : les collectes SportEasy.
Ce choix a tout changé pour le Chazay FC. Des milliers de clubs font aujourd’hui le même constat : les collectes SportEasy permettent de centraliser tous les flux financiers en un seul endroit, licences, stages, équipements, tournois, cagnottes, et de gagner un temps considérable sur tout ce qui touche à l’administratif. Voici exactement comment ça fonctionne.
Une collecte, c’est une campagne de paiement en ligne que vous créez depuis votre espace club. Elle contient tout ce dont vos membres ont besoin pour s’inscrire et payer : un formulaire personnalisé, une grille tarifaire, les modalités de paiement, et un lien ou un QR code à partager.
Du côté des membres, l’expérience est fluide : ils reçoivent une notification sur l’application SportEasy ou par email, cliquent sur le lien, remplissent le formulaire et paient par carte bancaire en quelques minutes. Ils reçoivent un reçu immédiatement. Pas besoin d’imprimer quoi que ce soit, pas besoin de se déplacer.
Du côté de l’admin, tout est centralisé dans un tableau de bord en temps réel : qui a payé, qui n’a pas encore répondu, combien a été encaissé, et quels virements sont en route. Plus jamais besoin de croiser un tableau Excel avec une liste de chèques encaissés.
Pour les paiements en euros, SportEasy ne prélève aucune commission. Vos membres peuvent choisir de laisser un pourboire volontaire pour soutenir le service. S’ils ne le font pas, SportEasy prend les frais Stripe à sa charge. Si vous préférez des commissions fixes plutôt que le système de pourboire, elles s’élèvent à 1,3% par transaction : le taux le plus bas du marché pour le sport amateur, négocié directement avec Stripe.
Depuis l’onglet Collectes de votre club, vous accédez à quatre types de campagnes, chacun conçu pour un besoin précis.
Le coeur de la rentrée. Grille tarifaire avec autant de tarifs que nécessaire (enfant, adulte, famille, tarif réduit…), paiement en une ou plusieurs fois, formulaire d’inscription complet. Vos membres s’inscrivent eux-mêmes, vous n’avez plus rien à saisir à la main.
Tournoi, stage, sortie, voyage de fin de saison. Définissez une date d’ouverture et de fermeture, un nombre maximum de participants, et laissez les inscriptions se remplir. Partageable à l’extérieur du club via un lien ou un QR code.
Maillots, survêtements, sacs, chaussures. Vos membres commandent et paient en ligne dans un délai que vous fixez. Vous exportez les commandes et passez une seule commande groupée chez votre fournisseur, avec un budget déjà sécurisé.
Financement d’un déplacement, achat de matériel partagé, événement de fin de saison. Partageable à l’extérieur du club, y compris à des personnes qui ne sont pas encore membres sur SportEasy.
Créer sa première collecte prend moins de 30 minutes. Voici les grandes étapes, illustrées avec la collecte d’adhésion, la plus utilisée.
Avant de pouvoir encaisser des paiements, votre club doit valider son compte auprès de Stripe, le partenaire de paiement de SportEasy. Cette étape ne se fait qu’une seule fois. Il suffit de fournir un document de l’association (numéro SIREN ou statuts) et une pièce d’identité du responsable légal. Si vos documents sont lisibles et conformes, le compte est validé dans l’heure.
Depuis l’onglet Collectes, choisissez le type de collecte et donnez-lui un nom, une période de validité (la durée pendant laquelle la licence sera valable, par exemple), et une description. Vous pouvez joindre des documents que vos membres pourront télécharger directement depuis la page de la collecte : charte du club, règlement intérieur, certificat médical type.
Ajoutez autant de tarifs que nécessaire dans votre grille tarifaire. Vous pouvez activer ou désactiver un tarif à tout moment : pratique pour les tarifs de lancement ou les tarifs réservés à une période précise. Chaque tarif peut avoir son propre nom, son montant, et des conditions d’accès.
C’est l’une des fonctionnalités les plus puissantes des collectes. Vous créez un formulaire sur mesure que chaque participant devra remplir avant de payer. Droit à l’image, certificat médical, taille de maillot, pointure, niveau de pratique, numéro de licence fédérale : tout ce dont vous avez besoin pour gérer les inscriptions est centralisé ici. Les données collectées peuvent ensuite être transférées directement dans les profils membres de votre club sur SportEasy.
Vous décidez des moyens de paiement disponibles pour vos membres. Le paiement en ligne par carte bancaire en une fois est activé par défaut. Vous pouvez y ajouter le paiement en plusieurs fois (2, 3, 4 ou 12 fois, avec des intervalles personnalisables jusqu’à 12 mois au total). Le premier paiement est débité immédiatement à l’inscription, les suivants sont prélevés automatiquement aux dates prévues. Vous pouvez également activer les paiements hors-ligne pour les membres qui règlent en chèque, espèces ou Pass Sport : vous les saisissez manuellement, et tout est tracé dans la même collecte.
💡 Astuce paiement en plusieurs fois : permettre l’échelonnement des paiements lève un frein réel pour de nombreuses familles, notamment pour les licences à 150-200 euros. Au Chazay FC, cette option a significativement augmenté le taux d’inscription anticipée.
Vous choisissez si la collecte est privée (uniquement accessible aux membres que vous invitez) ou publique (accessible à quiconque dispose du lien, utile pour les nouveaux membres ou les tournois ouverts). Vous pouvez définir des dates d’ouverture et de fermeture, et activer des relances automatiques pour les membres qui n’ont pas encore répondu. Pour inviter vos membres existants, quelques clics depuis SportEasy suffisent. Pour les nouveaux inscrits, partagez le lien ou le QR code sur vos réseaux, votre site, ou affichez-le au stade ou au gymnase.
Une fois la collecte lancée, le tableau de bord vous donne une vue en temps réel sur chaque participant : statut de paiement (payé, en attente, en cours, échec), montant versé, moyen de paiement utilisé, et détail des échéances pour les paiements en plusieurs fois.
Si un prélèvement automatique échoue (carte expirée, provision insuffisante), le membre reçoit une relance automatique tous les deux jours pour mettre à jour son moyen de paiement. Vous pouvez aussi gérer ce cas manuellement en ajoutant une transaction hors-ligne si le membre préfère régulariser par chèque.
Les virements vers votre compte bancaire sont déclenchés chaque mercredi. Ils regroupent toutes les transactions de la période lundi-lundi précédente. Les fonds arrivent dans les cinq jours ouvrés, automatiquement, sans aucune action de votre part.
💡 D’une saison à l’autre : vous pouvez dupliquer n’importe quelle collecte en un clic. Votre campagne d’adhésion de septembre devient le modèle de la rentrée suivante. Vous mettez à jour les dates et les tarifs, et c’est reparti. Pas de resaisie complète.
Si votre club compte plusieurs équipes, chaque coach peut créer des collectes spécifiques à son équipe (stage, sortie, équipements). Mais l’admin du club dispose d’une vue centralisée sur toutes les collectes, tous les statuts de paiement, et tous les virements, quelle que soit l’équipe qui les a créées. Vous filtrez par équipe, par statut, et exportez les données quand vous en avez besoin. C’est la fin des reportings manuels agrégés à la main.
Comment un club amateur récolte 70% de sa trésorerie avant l’été ?
Matthieu, trésorier du Chazay FC et club ambassadeur SportEasy, partage sa méthode en direct : comment il a centralisé toutes les adhésions et paiements en ligne, et le gain de temps réel pour son bureau.
Si vous n’avez jamais utilisé les collectes SportEasy, la meilleure entrée est la collecte d’adhésion. C’est celle qui génère le plus de valeur immédiate : vous centralisez les réinscriptions, vous encaissez en ligne, et vous constituez votre base de données membres en même temps.
Voici ce que vous pouvez faire dès aujourd’hui : rendez-vous dans l’onglet Collectes de votre club, créez votre première collecte d’adhésion, et lancez l’authentification Stripe si ce n’est pas encore fait. La mise en place prend moins de 30 minutes. Vos membres peuvent commencer à payer dès que votre compte est validé.
Le Chazay FC avait les mêmes habitudes que votre club avant de faire le changement. Aujourd’hui, Matthieu ne reviendrait pas en arrière. 70% de la trésorerie encaissée avant l’été, sans permanences, sans chèques, sans relances manuelles. Ce n’est pas un cas isolé : c’est ce qui attend chaque club qui franchit le pas.
Après des années de club de football et d'athlétisme, j'ai l'intime conviction que le sport est un moteur d'intégration, de lien social et de dépassement de soi. C'est pourquoi j'ai à cœur de mettre mon énergie au service des clubs amateurs et de leur permettre de se structurer et de se développer pour le bien de tous.
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